Tercerizar servicios en tu empresa

El trabajo de una empresa para llevar a cabo sus propósitos engloba múltiples tareas, algunas de las cuales cumplen una labor bien definida, específica para un proyecto, o con una relevancia que, aunque periódica, no se necesita permanentemente. Es entonces cuando tu negocio tiene que delegar ciertas actividades, es decir, tercerizar sus procesos para llevar a cabo sus metas y optimizar los recursos.

¿Qué es la tercerización (outsourcing)?

Quizá la palabra adecuada para comprender del todo su significado es externalización. Y aunque también se le conoce como subcontratación, sí implica este proceso pero no se agota en eso su finalidad, pues su fin es distribuir mejor los recursos de nuestra empresa para optimizar gastos en áreas que no son fundamentales para nuestro propio negocio, no subcontratar empleados nada más porque sí.

En ese sentido, se trata de dejar en manos de otro una labor que debemos realizar, pero que no forma parte medular de nuestro giro. Dejar que se desarrolle de esta forma, implica una menor inversión de tiempo, dinero, gente y energía que si lo hacemos nosotros mismos con los recursos de la empresa.

Muchas veces, incluso, se trata de servicios de otras empresas para contratar por nosotros a las personas adecuadas para determinadas tareas. Este personal subcontratado eventualmente podrá formar parte definitiva de la plantilla de trabajo. Las dos principales motivaciones para externalizar labores son:

Especialización de otras empresas

Al hacer outsourcing (término en inglés con que se definió originalmente el acto de tercerizar) se puede elegir a una empresa especializada en un área para la cual no estamos capacitados.

Por ejemplo, si eres dueño de una refaccionaria y necesitas un sitio web para ventas, es probable que cuentes con vendedores en línea en tu plantilla, además de los de tienda, alguien que lleve contabilidad, quien dirija, almacenistas, etcétera. Todos son necesarios para el funcionamiento del negocio; sin embargo, es muy probable que el contenido web lo tercerices a una empresa de marketingmás apta para atraer al público que necesitas.

Reducción de costos

Por otro lado, al subcontratar se reducen los gastos. En primer término, porque te limitas a pagar los servicios contratados por el tiempo preciso acordado en el contrato de servicios con terceros. Esto sin considerar los gastos que comúnmente tendrías si fuera personal de tu plantilla de recursos humanos, como los que implica el seguro social o el pago de alguien que está inactivo por periodos en que su área es innecesaria.

En segundo lugar, si se trata de un servicio especializado, el empleado que la ejecute va a requerir algún tipo de capacitación si forma parte de tu plantilla permanente, en tanto que un servicio tercerizado te ahorrará este proceso. Y al final, eso mismo disminuye las actividades fiscales relativas a la contabilidad, reduciendo las responsabilidades sobre el servicio subcontratado a la realización de un pago más.

Relacionado directamente con la optimización de recursos que brinda la tercerización, hay que definir los costos de tu empresa en dos tipos.

Costos fijos

Los costos fijos de tu negocio son los que no cambian según el volumen de venta de tu empresa. Aunque no se trata de sugerir que hay gastos que puedas dejar pendientes como deuda, se podría decir que estos son los gastos totalmente obligatorios que por ningún motivo debes dejar de cubrir.

Esto incluye, por ejemplo
  • Alquiler (de oficinas, bodegas, etc.).
  • Nóminas (y los procesos para gestionarlas).
  • Seguros (tanto de la empresa y sus bienes como de los empleados).
  • Suministros (papelería, consumibles, productos de higiene y sanidad, entre otros).
  • Servicios (luz, agua, Internet, telefonía, etcétera).

Costos variables

Los costos variables, aunque no se puede prescindir precisamente de ellos, sí son gastos un tanto imprevistos que se manejan con mayor control, optando por hacerlos o no según las condiciones del negocio. En general, digamos que dependen del volumen de venta y, de acuerdo con ello, aumentarán o se reducirán.

En estos gastos se incluyen
  • Materias primas para la fabricación de productos.
  • Servicios de transporte.
  • Comisiones de venta.
  • Gastos de envío.
  • Empleados temporales o servicios específicos.

¿Conviene tercerizar la logística?

De acuerdo con la información sobre el tipo de gastos, todos los del tipo variable relacionados con los servicios o empresas de productos ajenos a nuestro giro se pueden externalizar. Y, relacionados directamente con el volumen de ventas, los servicios de transporte, gastos de envío y distribución de productos serán una cuestión siempre variable, ajustada en cada momento de acuerdo con nuestra capacidad mercantil.

Sin embargo, invertir en un parque vehicular de uso rotativo, cuya labor no se pueda manejar sin un sector de la empresa que se encargue específicamente de su control y, por eso mismo, empezar a depender de un departamento u oficina de transporte y manejo de estas actividades. Así como de la asistencia, el seguimiento, la planificación de la distribución y recepción de productos a su destino es un gasto innecesario.

Para ahorrar costos en todas estas labores, incluyendo la ampliación de una plantilla con trabajo temporal, es indispensable hacer uso de una empresa de logística que ofrezca sus servicios como outsourcing. Esta, bajo un acuerdo de contrato específico, nos permitirá desarrollar todas las actividades necesarias sin descuidar nuestra labor fundamental. Y a su vez, te podrá garantizar una planificación óptima pues su trabajo es precisamente ese.

Así que la respuesta a esta pregunta es sí. Sí conviene. Si tu giro es de empresas de productos, no solamente es conveniente sino altamente recomendable tercerizar servicios de ella a una de logística para garantizar el buen empleo de recursos y la satisfacción total tanto de tus empleados y tus estándares de trabajo y venta, como las expectativas de tus clientes.

Como verás, tercerizar (externalizar, subcontratar o hacer outsourcing) con diversas empresas según el caso específico que requieras será, más que una actividad mercantil, una herramienta aliada que ayudará a tu negocio a realizar las labores necesarias y sobrellevar costos sin mayor problema. Así tienes garantizada tu resolución con personas especializadas y al menor costo de inversión. ¡Atrévete a tercerizar tus actividades!

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